نرم افزار شرکت خدماتی
نرم‌افزار و راهکار مدیریت اطلاعات شرکتهای خدماتی
اطلاعات یکپارچه برای مدیریت بهتر خدمات، مشتریان و منابع سازمان
در شرکتهای خدماتی، ارزش اصلی سازمان در تخصص، نیروی انسانی، ارتباط با مشتری و کیفیت ارائه خدمات شکل می‌گیرد.
مدیران (EIS) با یکپارچه‌سازی اطلاعات مالی، مشتریان، کارکنان، دریافت و پرداخت، اسناد و گزارش‌های مدیریتی، کمک می‌کند مدیران تصویر دقیق‌تری از وضعیت سازمان داشته باشند و تصمیم‌های خود را بر اساس اطلاعات واقعی اتخاذ کنند.
دسترسی به اطلاعات درست، در زمان درست، برای تصمیم درست.
درخواست مشاوره تخصصی درخواست دمو نرم‌افزار مدیران
در شرکت خدماتی، مهم‌ترین دارایی شما اطلاعات و نیروی انسانی است.
شرکتهای خدماتی برخلاف سازمان‌هایی که محور فعالیت آنها تولید یا گردش کالا است، بخش بزرگی از ارزش خود را از دانش، تخصص، کارکنان، مشتریان و کیفیت ارائه خدمات ایجاد می‌کنند.
بنابراین مدیر باید بتواند در هر زمان به اطلاعاتی مانند اینها دسترسی داشته باشد:
وضعیت مالی شرکت چگونه است؟
درآمدها از کدام خدمات یا مشتریان ایجاد می‌شوند؟
وضعیت مطالبات و دریافت‌ها چگونه است؟
هزینه‌های سازمان در چه بخش‌هایی قرار دارد؟
اطلاعات کارکنان و هزینه‌های منابع انسانی چگونه مدیریت می‌شود؟
وضعیت ارتباط با مشتریان چگونه است؟
اسناد و مدارک مورد نیاز کجا قرار دارند؟
عملکرد سازمان در چه وضعیتی است؟
مشکل زمانی ایجاد می‌شود که این اطلاعات پراکنده باشند.
اطلاعات پراکنده یعنی:
· گزارش دیرتر
· کنترل دشوارتر
· تصمیم‌گیری کندتر
چالش‌های رایج شرکتهای خدماتی
وقتی اطلاعات سازمان در جزیره‌های جداگانه قرار می‌گیرد
اطلاعات مالی از عملیات جداست؛ مدیر برای درک وضعیت واقعی کسب‌وکار مجبور است اطلاعات چند بخش را کنار هم قرار دهد.
اطلاعات مشتریان پراکنده است؛ سوابق ارتباط، سفارش‌ها و اطلاعات مالی مشتری ممکن است در محیط‌های مختلف قرار داشته باشد.
مدیریت منابع انسانی دشوار می‌شود؛ اطلاعات کارکنان، کارگزینی و حقوق و دستمزد باید با سایر اطلاعات سازمان هماهنگ باشد.
کنترل دریافت و پرداخت پیچیده می‌شود؛ بدون ارتباط مناسب میان اطلاعات مالی و خزانه، تصویر کاملی از جریان نقدی شکل نمی‌گیرد.
اسناد سازمانی پراکنده می‌شوند؛ قراردادها، مکاتبات، مدارک و مستندات سازمان در صورت نبود ساختار مناسب، دسترسی دشوارتری خواهند داشت.
گزارش‌های مدیریتی دیر به دست مدیر می‌رسند؛ در چنین شرایطی، مدیر بیشتر زمان خود را صرف جمع‌آوری اطلاعات می‌کند تا تحلیل آنها.
نرم‌افزار جامع مدیران برای شرکتهای خدماتی؛ از اطلاعات پراکنده تا تصویر یکپارچه سازمان
مدیران به‌عنوان یک Enterprise Information System (EIS) سامانه یکپارچه اطلاعات سازمانی، اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان را در یک ساختار یکپارچه قرار می‌دهد تا فرآیندهای شناسایی مشتریان، سفارشات و ارتباط با آنها، نحوه ارائه خدمات، منابع انسانی مورد نیاز برای ارائه این خدمت ، در دسترس مدیران باشد تا بتوانند با تصمیم‌های مناسب‌تر سازمان خود را اداره کنند.
ارزش اطلاعات زمانی بیشتر می‌شود که بخش‌های مختلف سازمان بتوانند بر اساس یک تصویر مشترک از اطلاعات، فعالیت کنند.
یکپارچگی اطلاعات در شرکت خدماتی؛ یک مشتری، یک سازمان، یک تصویر اطلاعاتی
شرکت خدماتی ممکن است در طول ارتباط با یک مشتری اطلاعات زیادی ایجاد کند:
· اطلاعات مشتری
· ارتباطات و سفارشات
· اطلاعات مالی
· دریافت و پرداخت
· اسناد و مدارک
· گزارش مدیریتی
نرم‌افزار شرکتهای خدماتی مدیران کمک می‌کند این اطلاعات در ساختاری منسجم‌تر قرار بگیرند تا مدیریت سازمان بتواند ارتباط میان آنها را بهتر مشاهده کند.
زیرسیستم‌های مدیران برای شرکتهای خدماتی
مالی و حسابداری
مدیریت شفاف اطلاعات مالی؛ ثبت و مدیریت اطلاعات مالی و فراهم کردن گزارش‌های مورد نیاز برای کنترل و تحلیل وضعیت مالی سازمان.
خزانه‌داری و دریافت و پرداخت
کنترل جریان نقدی؛ مدیریت دریافت‌ها، پرداخت‌ها و اطلاعات مرتبط با جریان وجوه نقد برای کنترل بهتر وضعیت مالی سازمان.
مدیریت ارتباط با مشتریان
شناخت بهتر مشتری و ارتباط مؤثرتر؛ ثبت و مدیریت اطلاعات و تعاملات مشتریان برای ایجاد دید منسجم‌تر نسبت به ارتباط سازمان با مشتری.
سفارشات و فروش مرتبط با CRM
ارتباط اطلاعات مشتری با فرآیند فروش؛ اطلاعات سفارشات و فروش در ارتباط با اطلاعات مشتری قرار می‌گیرد تا چرخه ارتباط و فروش قابل پیگیری‌تر باشد.
پرسنلی، کارگزینی، حقوق و دستمزد
مدیریت مهم‌ترین سرمایه شرکت خدماتی؛ مدیریت اطلاعات کارکنان، کارگزینی و حقوق و دستمزد برای سازمان‌هایی که بخش مهمی از ارزش آنها توسط نیروی انسانی ایجاد می‌شود.
بایگانی اسناد و مدارک
دسترسی سریع‌تر به اطلاعات مستند؛ ثبت و نگهداری اسناد و مدارک مرتبط با فعالیت‌های سازمان برای دسترسی و استفاده بهتر در فرآیندهای کاری.
اموال و دارایی‌ها
کنترل دارایی‌های سازمان؛ مدیریت اطلاعات اموال و دارایی‌ها و سوابق مرتبط با آنها در ساختار اطلاعاتی سازما و صیانت از تجهیزات و امکانتی در اختیار کارکنان است.
تسهیلات و تضامین
مدیریت تعهدات و تضمین‌ها؛ ثبت و مدیریت اطلاعات مرتبط با تسهیلات و تضامین سازمان.
سامانه مؤدیان مالیاتی
مدیریت اطلاعات مورد نیاز فرآیندهای مالیاتی؛ امکان استفاده از قابلیت‌های مرتبط با سامانه مؤدیان در چارچوب فرآیندهای مالی سازمان.
ارسال دفاتر الکترونیک
مدیریت فرآیندهای مرتبط با دفاتر الکترونیک، فراهم کردن قابلیت‌های مرتبط با ارسال دفاتر الکترونیک در فرآیندهای مالی سازمان.
اتوماسیون اداری و پیام‌رسان داخلی
ارتباط منسجم‌تر در سازمان؛ مدیریت مکاتبات و ارتباطات داخلی برای هماهنگی بهتر میان واحدها و کاربران سازمان.
گزارشات مدیریتی
تبدیل اطلاعات سازمان به دید مدیریتی؛ ارائه گزارش‌های مورد نیاز مدیران برای بررسی وضعیت سازمان و کمک به تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر.
چرا یکپارچگی برای شرکتهای خدماتی اهمیت دارد؟
چون خدمات با انسان، مشتری و زمان ساخته می‌شود؛ در شرکت خدماتی، تأخیر یا ناهماهنگی اطلاعات می‌تواند مستقیماً روی کیفیت خدمت و رضایت مشتری اثر بگذارد.
نرم‌افزار جامع مدیران با ایجاد ارتباط میان اطلاعات سازمان، به شرکت کمک می‌کند:
اطلاعات دقیق‌تری داشته باشد؛ اطلاعات مالی، مشتری، منابع انسانی و سایر بخش‌های مرتبط در ساختاری منسجم‌تر قرار می‌گیرند.
سریع‌تر گزارش بگیرد؛ مدیر برای جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز، وابستگی کمتری به گزارش‌های پراکنده خواهد داشت.
بهتر منابع را کنترل کند؛ اطلاعات کارکنان، هزینه‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها در کنار سایر اطلاعات سازمان قابل بررسی است.
مشتری را بهتر بشناسد؛ اطلاعات ارتباط با مشتری و فروش می‌تواند در کنار سایر اطلاعات مرتبط مورد استفاده قرار گیرد.
تصمیم‌های آگاهانه‌تری بگیرد؛ هدف نهایی، تبدیل اطلاعات سازمان به دیدی قابل استفاده برای مدیریت است.
مدیران شرکتهای خدماتی چه چیزی می‌خواهند بدانند؟
گزارش‌های مدیریتی شرکت خدماتی
وضعیت درآمد؛ چقدر درآمد ایجاد شده است؟
مطالبات؛ چه میزان از مطالبات وصول نشده است؟
جریان نقدینگی؛ وضعیت دریافت‌ها و پرداخت‌ها چگونه است؟
مشتریان؛ مهم‌ترین مشتریان و وضعیت ارتباط با آنها چگونه است؟
منابع انسانی؛ وضعیت کارکنان و هزینه‌های مرتبط چگونه است؟
عملکرد سازمان؛ وضعیت کلی فعالیت‌ها و شاخص‌های مدیریتی چگونه است؟
مدیران اطلاعات را فقط ثبت نمی‌کند؛ اطلاعات را برای مشاهده وضعیت سازمان و تصمیم‌گیری مدیریت در دسترس قرار می‌دهد.
مزایای نرم‌افزار مدیران برای شرکتهای خدماتی
یکپارچگی اطلاعات، شفافیت بیشتر، تصمیم‌گیری بهتر
یکپارچگی اطلاعات؛ اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان در ارتباط با یکدیگر قرار می‌گیرند.
شفافیت مالی؛ مدیریت دید دقیق‌تری نسبت به درآمدها، هزینه‌ها، مطالبات و جریان نقدی خواهد داشت.
مدیریت بهتر منابع انسانی؛ اطلاعات کارکنان و حقوق و دستمزد در ساختار اطلاعاتی سازمان مدیریت می‌شود.
ارتباط بهتر با مشتریان؛ اطلاعات مشتری و تعاملات مرتبط با فروش و ارتباطات سازمانی قابل پیگیری‌تر می‌شود.
دسترسی سریع‌تر به گزارش‌ها؛ مدیران می‌تواند اطلاعات مورد نیاز مدیریت را در قالب گزارش‌های مدیریتی در اختیار سازمان قرار دهد.
کاهش دوباره‌کاری اطلاعاتی؛ با ارتباط میان بخش‌های مختلف، نیاز به ثبت و انتقال تکراری اطلاعات کاهش پیدا می‌کند.
نرم‌افزار مدیران برای چه شرکتهای خدماتی مناسب است؟
مدیران برای انواع مختلف سازمان‌های خدماتی قابل استفاده است
شرکتهای مشاوره‌ای؛ مدیریت اطلاعات مالی، مشتریان، کارکنان و ارتباطات سازمان.
شرکتهای مهندسی؛ مدیریت اطلاعات مالی، منابع انسانی، مشتریان، اسناد و فعالیت‌های سازمان.
شرکتهای فناوری اطلاعات و نرم‌افزاری؛ مدیریت مشتریان، فروش، منابع انسانی، مالی و اطلاعات مدیریتی.
شرکتهای تبلیغاتی و بازاریابی؛ مدیریت مشتریان، سفارشات، فروش، مالی و اطلاعات ارتباطی.
شرکتهای آموزشی؛ مدیریت اطلاعات مالی، مشتریان، کارکنان و اسناد.
شرکتهای حمل‌ونقل و خدمات لجستیکی؛ مدیریت اطلاعات مالی، مشتریان، کارکنان و عملیات مرتبط با خدمات.
شرکتهای خدمات فنی و پشتیبانی؛ مدیریت اطلاعات مشتریان، کارکنان، مالی و اسناد.
سایر شرکتهای خدماتی؛ هر سازمانی که بخش مهمی از فعالیت آن بر ارائه خدمات، نیروی انسانی و ارتباط با مشتری استوار است.
رشد سازمان بدون افزایش بی‌دلیل پیچیدگی
وقتی شرکت خدماتی رشد می‌کند، اطلاعات آن نیز بیشتر می‌شود
افزایش مشتریان، کارکنان، خدمات، تراکنش‌های مالی و اسناد می‌تواند مدیریت اطلاعات را پیچیده‌تر کند.
نرم‌افزار مدیران با ساختار یکپارچه خود کمک می‌کند سازمان بتواند همراه با رشد کسب‌وکار، ساختار اطلاعاتی خود را نیز توسعه دهد.
همراه با رشد سازمان، مشتری بیشتر خواهید داشت و نیازتان به کنترل اطلاعات بیشتر خواهد شد و طبیعتا باید فرآیندهای بیشتری را برای بهبود روند کار تعریف کنید و نیاز به هماهنگیهای بیشتری پیدا خواهید داشت و انجام همه این موارد، نیاز به دید مدیریتی بهتری خواهد داشت که با نرم‌افزار جامع و یکپارچه مدیران بعنوان یک سامانه یکپارچه اطلاعات سازمانی به راحتی انجام خواهدشد.
چرا نرم‌افزار مدیران برای شرکت خدماتی مناسب است؟
چون هدف فقط مکانیزه کردن عملیات نیست، هدف نرم‌افزار مدیران این است که اطلاعات سازمان در اختیار کسانی قرار گیرد که برای مدیریت و تصمیم‌گیری به آن نیاز دارند.
یکپارچگی؛ اطلاعات بخش‌های مختلف سازمان در یک جریان اطلاعاتی منسجم قرار می‌گیرند.
شفافیت؛ مدیریت می‌تواند تصویر روشن‌تری از وضعیت مالی و عملیاتی سازمان داشته باشد.
تصمیم‌گیری؛ اطلاعات مناسب‌تر می‌تواند مبنای تصمیم‌های سریع‌تر و آگاهانه‌تر قرار گیرد.
نرم افزار مدیران بعنوان یک سامانه جامع و یکپارچه اطلاعات سازمانی با توجه به درسترسی کامل و شفاف به کلیه اطلاات سازمان بتوانید به موقع تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرید.
فرآیند همکاری و استقرار
استقرار مدیران متناسب با فرآیند واقعی سازمان شما؛ استقرار یک سیستم اطلاعاتی در شرکت خدماتی، فقط راه‌اندازی نرم‌افزار نیست.
هدف این است که راهکار با فرآیندهای واقعی، ساختار سازمانی و نیازهای اطلاعاتی شرکت هماهنگ شود.
مشاوره؛ شناخت اهداف، ساختار و نیازهای سازمان.
تحلیل؛ بررسی فرآیندهای کاری و اطلاعات مورد نیاز واحدها.
طراحی؛ طراحی ساختار مناسب برای استقرار راهکار.
استقرار؛ راه‌اندازی و تنظیم سیستم متناسب با سازمان.
آموزش؛ آموزش کاربران و مدیران برای استفاده مؤثر از سیستم.
پشتیبانی؛ همراهی پس از استقرار و پشتیبانی از سازمان.
این رویکرد با فلسفه کلی شما درباره استقرار مرحله‌ای، متناسب با بلوغ سازمان و تمرکز بر ایجاد ارزش کسب‌وکار نیز هماهنگ است.
یک سیستم اطلاعاتی باید متناسب با سازمان شما باشد
هیچ دو شرکت خدماتی دقیقاً شبیه یکدیگر نیستند. نوع خدمات، ساختار سازمان، تعداد کارکنان، تعداد مشتریان، حجم اطلاعات و فرآیندهای داخلی می‌تواند متفاوت باشد. به همین دلیل، ما قبل از پیشنهاد راهکار، تلاش می‌کنیم نیاز واقعی سازمان را بشناسیم.
راهکار خوب، لزوماً راهکاری نیست که امکانات بیشتری داشته باشد؛ راهکاری است که با نیاز واقعی سازمان تناسب داشته باشد.
سوالات متداول شرکتهای خدماتی
آیا مدیران برای شرکتهای خدماتی مناسب است؟
بله. ساختار مدیران برای مدیریت یکپارچه اطلاعات سازمان طراحی شده و می‌تواند بخش‌هایی مانند مالی، خزانه‌داری، مشتریان، فروش، منابع انسانی، اسناد و گزارش‌های مدیریتی را پوشش دهد.
آیا مدیران فقط نرم‌افزار حسابداری شرکت خدماتی است؟
خیر. مدیران به‌عنوان Enterprise Information System (EIS) یعنی سامانه جامع و یکپارچه اطلاات سازمانی فراتر از ثبت اطلاعات مالی عمل می‌کند و هدف آن ایجاد ارتباط میان اطلاعات و فرآیندهای مختلف سازمان است.
آیا اطلاعات مشتریان با فروش ارتباط دارد؟
بله. زیرسیستم سفارشات و فروش مرتبط با CRM در کنار مدیریت ارتباط با مشتریان قرار دارد تا اطلاعات مشتری در فرآیند فروش قابل استفاده باشد.
آیا اطلاعات کارکنان و حقوق و دستمزد نیز مدیریت می‌شود؟
بله. زیرسیستم پرسنلی، کارگزینی، حقوق و دستمزد برای مدیریت اطلاعات مرتبط با کارکنان در اختیار سازمان قرار دارد.
آیا امکان مدیریت اسناد وجود دارد؟
بله. زیرسیستم بایگانی اسناد و مدارک برای نگهداری و مدیریت اطلاعات مستند سازمان در نظر گرفته شده است تا کلیه اسناد همیشه دردسترس باشند
آیا مدیران گزارش‌های مدیریتی ارائه می‌کند؟
بله. گزارشات مدیریتی یکی از بخش‌های اصلی مدیران است و برای فراهم کردن دید مناسب‌تر نسبت به اطلاعات سازمان مورد استفاده مدیریت قرار می‌گیرد.
آیا می‌توان سیستم را مرحله‌ای در سازمان مستقر کرد؟
فرآیند استقرار بر اساس نیاز، آمادگی و شرایط سازمان طراحی می‌شود و امکان برنامه‌ریزی مرحله‌ای در فرآیند تحلیل و استقرار بررسی خواهد شد. بصورت کلی امکان استفاده از زیرسیستم‌های مختلف با توجه به شرایط توسعه سازمان امکان پذیر است.
آیا مدیران برای شرکتهای خدماتی در حال رشد مناسب است؟
ساختار توسعه‌پذیر مدیران امکان گسترش راهکار متناسب با رشد و نیازهای سازمان را فراهم می‌کند.
اطلاعات بهتر، مدیریت بهتر خدمات
وقتی اطلاعات مالی، مشتریان، منابع انسانی و فرآیندهای سازمان در ارتباط با یکدیگر قرار می‌گیرند، مدیریت سازمان می‌تواند با تصویر کامل‌تری تصمیم بگیرد.